Naast de genoemde kwesties behandeld door de cliëntvertrouwenspersoon WZD en de klachtenfunctionaris zijn er in 2022 geen klachten behandeld door de klachtencommissie Zeeland.
Op twee locaties zijn naar aanleiding van een klacht acties door de manager uitgevoerd om de ervaren zorg te verbeteren. Eén klacht heeft geleid tot een intern onderzoek en een inspectiemelding, op basis van dit onderzoek zijn verschillende verbeterpunten vastgesteld.
In 2022 bleek dat de inzet van een ‘cliëntvertrouwenspersoon zorg’ wenselijk is. Dit is iemand die in geval van vrijwillige zorg de cliënt kan ondersteunen bij onvrede. Gedurende 2022 is het besluit genomen om een cliëntvertrouwenspersoon zorg in te zetten, deze functionaris zal medio 2023 starten.
In 2022 zijn negen kwesties en incidenten intern onderzocht. Vervolgens zijn vier situaties gemeld bij de toezichthouders, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en/of de GGD. Aan de hand van één geweld in de zorgrelatie melding liet de IGJ weten dat onderzoek niet nodig is. In totaal zijn er drie prisma onderzoeken bij de toezichthouders aangeleverd. Aan de hand van deze onderzoeken zijn verschillende verbetermaatregelen vastgesteld. De onderzochte casus naar aanleiding van geweld in zorgrelatie melding heeft geleid tot het inzicht dat de kennis binnen de organisatie over grensoverschrijdend gedrag vergroot mag worden, ook wordt hier een intern meldpunt voor ingericht met specialisten. Verder is er besloten om binnen thuisbegeleidingsteams team-overstijgende intervisie-bijeenkomsten te organiseren. Van de twee onderzochte calamiteitenmeldingen, werd na onderzoek bij één casus geconcludeerd dat dit geen calamiteit betrof, die conclusie werd gedeeld door de IGJ. De andere onderzochte casus betrof het thema verpleegkundige zorg, dit onderzoek heeft geleid tot een set aan verbetermaatregelen, die middels het instellen van een projectteam worden uitgerold.
Alle 22 cliënten waarbij onvrijwillige zorg werd toegepast wonen binnen Gors. Bij deze cliënten is in 13 situaties een vorm van onvrijwillige zorg toegepast. Bij 7 cliënten was er sprake van onvrijwillige zorg in onvoorziene situaties, zie artikel 15 WZD. Dit betekent dat door onvrijwillige zorg ernstig nadeel werd voorkomen. Deze vorm van onvrijwillige zorg is onvoorzien en niet structureel. Er blijft een toenemende bewustwording op de toepassing van onvrijwillige zorg.
De lopende toepassingen van onvrijwillige zorg zijn conform het stappenplan van de Wet Zorg en Dwang (WZD) vormgegeven. Ook voor deze vormen wordt nog gekeken naar verdere afbouwmogelijkheden of alternatieven in de toekomst. Als we de totale cliëntenpopulatie van Gors bekijken, is het aantal cliënten waarbij sprake is van onvrijwillige zorg zeer klein. Het blijft belangrijk om iedere medewerker bewust te maken van de toepassing van onvrijwillige zorg.
In 2022 is er in samenwerking met BDO Accountants & Adviseurs vooral achter de schermen hard gewerkt aan de informatiebeveiliging binnen Gors. Er is met een plan van aanpak gewerkt aan het aantoonbaar voldoen aan de informatiebeveiligingsnormen. In het afgelopen jaar zijn alle randvoorwaarden geregeld. De rollen en verantwoordelijkheden binnen de informatiebeveiliging zijn verduidelijkt en verdeeld, ook is er een informatiebeveiligingsmanagementsysteem ingericht en vastgesteld. Dit is een set uitgangspunten en afspraken die ervoor zorgen dat de organisatie zichzelf verder ontwikkelt in informatiebeveiliging.
In 2023 staat de bewustwording binnen de organisatie op de agenda. Met het verhogen van de bewustwording en het verder werken volgens de uitgangspunten en afspraken, zal de bewustwording binnen Gors verder groeien. De verwachting is dat daarmee ook het aantal gemelde incidenten zal stijgen.
Met haar ervaring in de horeca en de omgang met mensen met een beperking, is Renate Hendrikse de geknipte kandidaat voor de functie van begeleider bij de dagbestedingslocatie/werkleerbedrijf Hermesweg in Vlissingen. Het lijkt allemaal te kloppen, maar het aantal uren dat Renate kan werken wringt. “Twintig uur in de week is voor mij niet voldoende. Ik zocht meer zekerheid, ook omdat ik een eigen huis heb. Toen ik over de vacature Onderhoudsmedewerker las, had ik direct interesse. Natuurlijk vanwege de volle werkweek van 36 uur, maar ook omdat het werk zelf me aansprak. Inmiddels weet ik: bij team Facilitair & Huisvesting wil ik het nog heel lang volhouden.”
Het werk bij de Hermesweg was erg afwisselend. Op deze locatie werd onder andere appelsap gemaakt. Renate stuurde een groep aan van ongeveer zes mensen. “Soms ging het allemaal vanzelf, maar er waren ook dagen dat je iedereen enorm moest stimuleren. Als begeleider houd je iedereen aan het werk, stuur je mensen aan en zorg je ervoor dat de dag voor iedereen goed verloopt. Mooi is dat ik zelfs een opleiding heb mogen volgen, namelijk via de Nationale Zorgklas. Op die manier heb ik mijn mbo-certificaat Maatschappelijke Zorg behaald.”
Te weinig zekerheid
Renate geeft aan dat ze in het begin bij Gors best even zoekend was. Ze miste informatie over bij wie ze voor wat moet zijn. “Gors is natuurlijk best groot. Als nieuwkomer had ik iets meer informatie wel fijn gevonden.” Toch vindt ze al snel haar draai, alhoewel het aantal uren een zorg blijft. “Ik heb herhaaldelijk aangegeven dat ik meer vaste uren wilde, maar in de zorg is dat moeilijk. Zorginstellingen willen flexibel blijven en bieden daardoor vaak liever kleinere contracten aan. Gelukkig kon ik af en toe in De Smulkamer in Goes invallen, maar die tien uur extra boden me nog steeds te weinig zekerheid.”
Vacature: onderhoudsmedewerker
Als Renate de vacature voor Onderhoudsmedewerker ziet, lijkt dat mogelijk een oplossing te zijn. Toch gaat ze niet over één nacht ijs. “Ik ben best handig, maar toch heb ik er natuurlijk eerst goed over nagedacht. Wil ik dit echt? Ga ik het contact met de cliënten niet al teveel missen? In een gesprek met de manager en p&o-adviseur werd ik op de functie van coördinerend begeleider gewezen. Maar eerlijk, dat zag ik eigenlijk niet zitten, onder andere omdat dat een nieuwe functie was met erg veel verantwoordelijkheden, waardoor ik waarschijnlijk, mezelf kennend, ook nog ’s avonds zou doorwerken.”
Warm welkom
Het welkom bij team Facilitair & Huisvesting ervaart Renate als zeer warm. Ze komt daar in een team met drie naaste collega’s, de leidinggevende en een assistent. Het werk zelf omvat véél meer dan ze op basis van de vacaturetekst had verwacht. Lachend: “Die tekst kunnen ze beter wat aanpassen. Daardoor kreeg ik de indruk dat het ging over een schilderijtje ophangen en een lampje vervangen, maar we pakken complete verbouwingen aan. Zo zijn we momenteel in Zierikzee bezig met een verbouwing. Dat behelst onder andere kozijnen plaatsen, WC’s plaatsen, kitten, elektrische leidingen trekken enzovoorts. Gaandeweg leer ik alles van mijn collega’s. Ik zou graag nog een elektra training doen en volgens mij meer mensen in ons team.”
Teamwork
Over het team is Renate meer dan te spreken, evenals over het werk zelf. “Het is leuk dat we op vrijwel alle locaties komen. Ik was aanvankelijk bang dat ik het contact met cliënten zou missen, maar daarvan is geen sprake: dat contact is er nog steeds. Soms krijg ik een dikke knuffel als ik ergens aankom. Dat is leuk; wat we doen, doen we uiteindelijk ook voor hen. Met de collega’s onderling is het heel fijn samenwerken. We werken hard en ik zit vaak ’s avonds om negen uur al te knikkebollen, maar we hebben onderling ook vreselijk veel plezier.”
Volg je hart
Op de vraag of Renate nog tips heeft, antwoordt zij resoluut: volg je hart. “Als je niet gelukkig bent in je werk of loopt te piekeren, praat dan er eens over met je leidinggevende of de p&o-adviseur. Als ze weten waarmee je zit, dan kunnen ze veel voor je betekenen. Gors is als werkgever namelijk behoorlijk flexibel. Je moet alleen even de juiste mensen weten te vinden en aanspreken.”
De krapte op de arbeidsmarkt is al langere tijd voelbaar en naar verwachting verandert daar de komende jaren weinig aan. Dat stelt nieuwe eisen aan het werven van nieuwe medewerkers. Om beter in beeld te komen als werkgever en de juiste mensen aan te trekken, is de werkgroep Arbeidsmarktcommunicatie opgericht. Deze werkgroep maakt werk van het positioneren van Gors, als als werkgever voor zorgprofessionals, aanstormende talenten en vrijwilligers.
P&O adviseur Emine Kaya lanceerde media 2020 het initiatief voor deze werkgroep. In de werkgroep zijn verschillende disciplines vertegenwoordig. Robbin Gilijamse bijvoorbeeld, Communicatieadviseur, neemt deel, evenals een personeelsconsulent en coördinator vrijwilligersorganisatie. “De reden voor dit initiatief was, dat ik zag dat er binnen Gors nauwelijks iets gedaan werd aan arbeidsmarktcommunicatie. We deelden vacatures en meer niet. Dat is in de huidige tijd veel te mager. Gezien de krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om je als werkgever te profileren en een langdurige relatie aan te gaan met potentiële kandidaten. Mensen moeten weten wie je bent en wat je biedt om geïnteresseerd te kunnen raken in een baan bij onze organisatie.” Robbin vult aan: “Door alleen een vacature te plaatsen, leren mensen Gors niet kennen. Het werven gaat makkelijker als potentiële kandidaten je kennen en een positief gevoel hebben bij de organisatie.”
Werkgeversbelofte
Het eerste doel dat de werkgroep zichzelf stelde, was het formuleren van een werkgeverbelofte. Die belofte is namelijk de kapstok voor alle arbeidsmarktcommunicatie. “We hebben die belofte verwoord aan de hand van vier kernwoorden waaruit onze ambitie spreekt, te weten geïnteresseerd, groei, gewaardeerd en gezamenlijk”, legt Robbin uit. “Vervolgens zijn we dit gaan laden met verschillende acties en online campagnes. Daarvoor werken we samen met gespecialiseerde communicatiebureaus. Zo hebben we video’s gemaakt en online gedeeld waarop medewerkers en cliënten hun eigen, authentieke verhaal vertellen. Op die manier geven we lading aan onze werkgeverbelofte. We hebben dat in twee rondes gedaan. Eerst door vooral lading te geven aan de kernwoorden en in de volgende fase met meer verdiepende filmpjes over werkervaringen bij Gors.”
Bouwen aan de juiste infrastructuur
Emine vertelt dat de werkgroep ook aandacht heeft besteed aan een goede interne infrastructuur. “We hebben bijvoorbeeld de ‘werken bij Gors’ website helemaal op de schop genomen. Verder hebben we werk gemaakt van ‘interne ambassadeurs’. Dit zijn de medewerkers die ook meewerken aan de externe campagnes. Door hen betrokken te houden, dragen zij ook op hun manier onze boodschap weer uit.”
Veel mensen bereikt
Dat de inspanningen van de werkgroep effect hebben, blijkt uit de cijfers. Zo vertelt Robbin dat in de eerste 2 campagneweken alleen al via Facebook 10.000 mensen werden bereikt, waarvan een grote deel doorklikte naar de werkenbijGors.nl. “We realiseren hoge doorklikratio’s. Waar 1% normaal is, zitten wij op 6,64%. Eigenlijk zet dat beeld tot op heden door. De mooiste prestatie is misschien wel dat we daardoor ook beduidend meer sollicitaties binnenkrijgen. We zien een stijging van 30% vergeleken met een periode zonder arbeidsmarktcampagne.” Emine vertelt dat om die reden ook in 2023 vergelijkbare campagnes zullen worden gelanceerd. “Kennelijk waren we nog niet voldoende bekend en vielen we daardoor op. Om die reden is het goed om dit te herhalen, maar ik verwacht iets minder goed te scoren, puur en alleen omdat we geen nieuwe naam meer zijn voor de doelgroep.”
Inloopmiddagen
Een andere succesvolle keuze is de start van de inloopmiddagen, iedere laatste dinsdagmiddag van de maand. “De tweede dinsdag heb ik maar liefst tien mensen op bezoek gehad”, vertelt Emine enthousiast. “Daar zat alles tussen; jong en oud, zorgprofessional en vrijwilliger. Leuk was dat deze mensen zo geïnteresseerd waren, dat ze het niet erg vonden om even te wachten. Sterker nog, daardoor ontstonden ook onderling leuke gesprekken.” Een ander initiatief waar Emine met een goed gevoel op terugkijkt, is de deelname aan de banenmarkt tijdens Contacta in Goes. “We hebben daarvoor de samenwerking opgezocht van het Team Ervaringsdeskundigen (TED). Leden van dit team zijn mee geweest om direct uit eerste hand te kunnen vertellen over de zorg die Gors biedt. Ik zie de meerwaarde daarvan en hoop volgend jaar ook met TED te kunnen samenwerken voor bezoeken en presentaties op middelbare scholen en het middelbaar- en hoger beroepsonderwijs.”
Trots verder
Natuurlijk is de werkgroep trots op de resultaten die ze hebben behaald. Er zijn mooie successen geboekt in het afgelopen jaar. De uitdaging zit nu in het vasthouden daarvan. Er zijn plannen genoeg. Zo krijgen de inloopmiddagen een vervolg, wordt er nagedacht over het intensiveren van de contacten met scholen en zal het vizier ook meer en meer intern worden gericht. Emine: “Het is superfijn dat zoveel mensen interesse hebben in een baan bij Gors, maar er komen ook steeds weer nieuwe banen bij. Om die reden is het belangrijk om ook de blik naar binnen te richten en te kijken hoe we medewerkers kunnen blijven binden en boeien.” Robbin benadrukt dat de trots ook zit in het feit dat de werkgroep samenwerking stimuleert tussen de verschillende afdelingen. “Ook dat is winst.”
Krimpregio
Aan het einde van het gesprek, nadat alle positieve zaken benoemd zijn, benadrukken Emine en Robbin nogmaals dat de arbeidsmarkt momenteel méér dan uitdagend is. “Ondanks de eerste positieve successen, moeten we ons realiseren dat ons werk een enorme opgave is. Zeeland is een krimpregio, waar de bevolking vergrijst. Voor de komende jaren worden tekorten voorspeld van tientallen duizenden werkenden. Door twee belangrijke oorzaken; vergrijzing en ontgroening van onze maatschappij. In de krimpregio Zeeland verdubbelt de komende 30 jaar de populatie van 80+. Zij werken vaak niet. En hebben meestal wel zorg nodig. Tegelijk daalt de Zeeuwse beroepsbevolking (15-65 jaar) tot 2040 (UWV, 2021). Ook is er een mismatch op de arbeidsmarkt. Zo liggen de salarissen in de zorgsector lager dan in andere sectoren, wordt er veel in deeltijd gewerkt en worden mensen in onze kenniseconomie gestimuleerd zich hoog op te leiden. En dat, terwijl het grootste werkaanbod in de zorg, en dus ook bij Gors, op Mbo-niveau ligt. Kortom, ondanks al onze inspanning blijft dit een moeilijk vraagstuk waar we de komende jaren nadrukkelijk mee te kampen hebben.”
Het team De Hoogte in Goes is inmiddels getraind op Triple-C. Ook heeft dit team al ervaring met de nieuwe structuur, waarbij gewerkt wordt met de driehoek: coördinerend begeleider-gedragsdeskundige-manager. Om te horen hoe een en ander bevalt gaan we in gesprek met de drie leden van de driehoek, namelijk Suzanne Lindhout, coördinerend begeleider, Lilli Schenk, gedragsdeskundige en manager Linda van Son. Zij vertellen enthousiast over hun ervaringen en over hun inspanningen om elkaar bij de les te houden.
De Hoogte is een woon- en werkleerlocatie voor mensen met een verstandelijke beperking en een diagnose in het autistisch spectrum. “We hebben hier regelmatig te maken met complexe gedragsvraagstukken”, verduidelijkt Lilli. “Zo hadden we afgelopen zomer een aantal crisissituaties. Daarnaast hebben we binnen het team veel wisselingen gehad, zodat lang niet iedereen de Triple-C scholing heeft gedaan. Desondanks maken we kleine stapjes. Het is leuk om met die ontwikkeling bezig te blijven.”
Gezamenlijkheid van dezelfde taal
Triple-C in de dagelijkse praktijk van De Hoogte betekent volgens Linda in ieder geval de gezamenlijkheid van dezelfde taal spreken, hoe moeilijk dat soms ook is. Daarbij haalt Lilli het voorbeeld van probleemgedrag aan. “In zo’n geval snap je de reactie van de medewerker, die daar moeite mee heeft. Het is dan lastig om de focus niet op het probleemgedrag te leggen, maar te zoeken naar waar de onderliggende menselijke behoeften van de cliënt schuren. Toch proberen we dat iedere keer weer. We weten immers dat de stoel van de cliënt vast staat en dat wij ‘moeten schuiven met onze stoelen’. Het staat allemaal nog in de kinderschoenen, maar we proberen weldegelijk om steeds terug te grijpen op Triple-C.”
Aansprekende praktijkvoorbeelden
De kleine stapjes die het team De Hoogte zet, zijn aansprekende praktijkvoorbeelden. Zo lopen in De Hoogte wonen (begane grond en eerste verdieping) en werken (kelder) voortdurend door elkaar. Linda: “Koken en eten gebeurt beneden, waar ook gewerkt wordt. Het team heeft zich de vraag gesteld: waarom doen we dit eigenlijk? We maken nu kleine stapjes om wonen en werken meer te scheiden. Lunchen doen de bewoners inmiddels in de woonkamer en op termijn doen we dat ook met het avondeten.” Suzanne: “Ook het ontbijt doen we anders. Tot voor kort kregen de bewoners dit op hun kamer geserveerd. Ook dit eten we nu samen in de woonkamer.” Een ander voorbeeld is de behoefte aan nabijheid die veel bewoners hebben. Ook tijdens het koken zorgt het team ervoor dat er nu één begeleider zichtbaar is bij de appartementen. Lilli: “Voor bewoners is dat fijn. We hadden mensen die voortdurend van boven naar beneden liepen en dat put uit, zorgt voor spanning en soms zelfs overprikkeling.”
Inzicht met RUR
Binnen het team is Triple-C een regelmatig terugkerend thema. Lilli: “Ik vind RUR (richting – uitnodigen – ruimte geven) een fijne leidraad om te kijken wat passend is voor een cliënt. Het biedt inzicht.” Linda vervolgt: “Het is eigenlijk goed om alle cliënten periodiek op deze manier langs te lopen, én niet alleen de cliënten met de heftigste gedragsproblemen. Zo krijg je inzicht in de behoefte aan ondersteuning. Het is namelijk fijn dat wat je doet, goed onderbouwd is. Ook als dat betekent dat je je directief moet opstellen ten opzichte van een cliënt.” Suzanne beaamt dit en vertelt dat zij zich weleens een ‘indringer’ voelde als ze een appartement binnenging. “Triple C helpt me daarin. Ook al doet een cliënt je misschien anders geloven, vanuit Triple C wéét ik dat de cliënt behoefte heeft aan een richtinggevende begeleidingsstijl. Dat maakte het voor mij makkelijker om het dan ook te doen.”
Positieve energie
Iedereen is het erover eens dat het lastig is als binnen een team een deel wel en een ander deel niet of minder bekend is met Triple-C. Dat roept soms vragen op. Toch signaleert Lilli dat er positieve energie rondgaat. “We behalen succesjes door zaken stap voor stap anders in te richten. Maar dat is soms best moeilijk om te zien en het vergt ook echt moeite om het vol te houden. Toen laatst het ontbijtservies aan stukken ging bijvoorbeeld was dat lastig.” Linda: “Ik vergelijk het soms maar gewoon met thuis en met kinderen. Dan geef je ook niet op, maar blijf je het proberen. In feite is het hun huis en wij helpen hen daar zo goed mogelijk bij.”
Korte lijnen
Over het nieuwe driehoeksoverleg zijn zowel Suzanne, Lilli als Linda enthousiast. De lijnen zijn daarmee beduidend korter en er kan veel sneller en alerter worden gereageerd. Linda: “Voorheen schoof ik weleens aan bij een teamoverleg en dan kon ik op dat moment reageren op zaken die er speelden. Nu hebben we veel frequenter contact en kunnen we proactief bespreken wat er speelt. Centraal staat: wat heb je als team nodig om morgen weer in te stappen bij iemand die misschien vandaag fysiek agressief is geweest. ” Suzanne voegt toe dat zij vanuit het werkoverleg heel makkelijk en snel een bruggetje kan slaan naar het driehoeksoverleg. “Het doel is om zo meer proactief met elkaar te werken. Naar mijn idee werkt dat. De lijnen zijn kort en we kunnen sneller inspelen op zaken die spelen.” Elkaar beter begrijpen Lilli ervaart dat door Triple-C haar rol niet veranderd is, maar wel de manier waarop ze met het team praat. “We hebben een gemeenschappelijke taal, waardoor we elkaar beter begrijpen. Je kunt elkaar vragen stellen en samen tot een oplossing komen. Daarbij is het steeds de uitdaging je eigen vooroordelen en overtuigingen aan de kant te zetten en te kijken naar het belang van de cliënt. ” Linda beaamt dit: “Je gaat met dezelfde uitgangspunten op zoek naar wat haalbaar is. Wie is deze client, wat zijn zijn behoeften en wat kunnen wij doen.” Suzanne vult aan dat het leuk is om uit te zoeken welke behoeften er schuil gaan achter het gedrag van een cliënt. Zij concludeert: “Het is eigenlijk een manier van omdenken.”
Over Triple-C
Triple-C is onze kijk op zorg en ondersteuning. Om zo goed mogelijk op de ondersteuningsbehoeften aan te sluiten, worden alle medewerkers in Triple-C getraind. Om medewerkers, cliënten en verwanten te verduidelijken waarom we voor deze visie kiezen en hoe we te werk gaan, maakten we deze video:
Het beweegproject dat Gors startte in samenwerking met CIOS is een succes. Cliënten doen met veel plezier mee en samen sporten komt de sfeer op de woonlocaties ten goede. De positieve effecten vragen om een vervolg. Om die reden nam Gors het uitbreiden van de beweegactiviteiten op in het jaarplan voor 2022.
Naast coördinerend begeleider is Rens Pekaar ook bewegingsagoog. Vanuit die functie begeleidde hij het beweegproject. “Het project kwam tot stand in samenspraak met de gemeente Goes en Stichting Maatschappelijk Werk en Welzijn Oosterschelderegio (SMWO). Zij stelden een budget beschikbaar gericht op bewegen in de wijk en het stimuleren van een gezonde leefstijl. We werkten daarvoor samen met het CIOS. In eerste instantie was het project gericht op cliënten die geen dagbesteding hadden. Omdat er zoveel CIOS-studenten meededen, konden we het project al snel uitbreiden. We richtten ons niet langer alleen op de bewoners van de Populierenstraat en de Beethovenlaan in Goes maar ook op dagbestedingscliënten bij De Cirkel. Door op dinsdag- en donderdagmiddag leuke sport- en spelactiviteiten aan te bieden, zetten we de cliënten letterlijk in beweging”, legt Rens uit.
Belang van een gezonde leefstijl
Projectleider Marjon Prinsen legt uit dat Gors het jaarplan 2022 uitbreidde met een beweegplan. “Net als bij de medewerkers, was het doel om ook bij de cliënten meer aandacht te besteden aan het belang van bewegen. Met die doelstelling in het achterhoofd heb ik een projectplan geschreven. Uitbreiden van het beweegaanbod was in eerste instantie het belangrijkste, maar vervolgens bedacht ik dat vooral een gezonde leefstijl belangrijk is. Dat omvat meer dan bewegen alleen. In overleg besloot ik het projectplan uit te breiden naar ‘gezonde leefstijl’. Het projectplan is, naast bewegen, met name gericht op informatie en educatie van cliënten en medewerkers over een gezonde leefstijl. Ook wilde ik graag een interne bewustwordingscampagne opzetten.”
Geen budget, geen subsidie
Tot haar spijt ontdekt Marjon dat niet alle voor goede ideeën financiering beschikbaar is. Zo lijkt ook haar plan voor een gezonde leefstijl te stranden. “Toen ik me realiseerde dat er geen budget was, heb ik een subsidieaanvraag gedaan bij FNO, een fonds voor én met mensen in kwetsbare situaties in Nederland. Ik hoopte aanspraak te kunnen maken op het programma Klein Geluk, omdat het projectplan aansloot bij het doel om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van leven. Helaas is dit verzoek afgewezen en moet ik opnieuw op zoek naar mogelijke financiering.” Natuurlijk is Marjon daarover teleurgesteld. “Je hoopt dat er budgetten zijn voor de projecten die in de projectplanning zijn opgenomen. Het managementteam is het op inhoud eens met mijn projectplan, maar financiële middelen zijn schaars in de zorg. Goede informatie en educatie ontwikkelen en het opzetten van een bewustwordingscampagne kost geld. Het is jammer dat dat er niet is.”
Meerwaarde
Rens hoopt dat het project kan blijven doorgaan, temeer omdat het beide partijen iets oplevert: gezondheid voor cliënten en een ervaringsplek voor CIOS-studenten. Verder worden de beweegactiviteiten uitgebreid naar meer woonlocaties. Er is een nieuwe bewegingsagoog aangetrokken, die daarbij een coördinerende rol gaat spelen. Rens is overtuigd van de toegevoegde waarde van het project en wel om twee redenen. “Cliënten vinden het leuk om te sporten en al helemaal met de CIOS-studenten. Op een of andere manier vinden ze het stoer dat de studenten speciaal voor hen komen. Bovendien merk ik dat door samen te sporten, de sfeer op de woonlocaties prettiger wordt. Door samen te sporten leren ze elkaar beter kennen en er ontstaat meer begrip. Andersom beschouw ik het als toegevoegde waarde van dit project dat studenten op deze manier kennismaken met cliënten. Vaak zijn ze nog nooit met deze doelgroep in aanraking gekomen. Het is om die reden heel waardevol, zij zien dat dit een leuke doelgroep is om mee te werken.”
“In grote lijnen ben ik heel tevreden. Ik woon naar mijn zin in de Beukenstraat in Goes, ik eet over het algemeen verantwoorde maaltijden en de medicatie is goed geregeld. Maar natuurlijk is er ruimte voor verbetering. Zo mis ik soms een goed gesprek met de andere bewoners. Ook zie ik dat de begeleiding regelmatig tijd tekort komt. Ze doen echt hun best en hun inzet is fantastisch, maar ze schipperen met hun tijd. Dat betekent in mijn geval dat ik soms op hulp moet wachten als mijn televisie stoort of als ik iets op de grond heb laten vallen.”
Dirk woont inmiddels ruim drie jaar in een eigen appartement in de Beukenstraat. Daarvoor woonde hij in de Watertorenstraat. “Toen die locatie werd opgedoekt, koos ik voor de Beukenstraat. Hier zouden meer mensen komen wonen met een lichamelijke beperking. De praktijk is wat weerbarstiger. Dat betekent voor mij dat ik contact hebben op een ander niveau dan ik had verwacht. Begrijp me goed, het zijn allemaal aardige mensen en ik zoek ze zeker op – hele dagen in je eentje is ook niets – maar een diepgaand gesprek voeren, gaat niet.”
Ondersteuning bij medicatie
Door suikerziekte is Dirk blind en slecht ter been. Om die reden heeft hij een rolstoel. Hij is blij dat de medicatie sinds zijn verhuizing naar Gors weer op orde is. “Toen ik nog zelfstandig woonde, was dat een verschrikking. De thuiszorg kwam onregelmatig en zelf vergat ik ook weleens iets. Ik heb nu alle medicatie hier in mijn appartement staan. Dat wordt me vier keer per dag aangereikt door de begeleiding. Dat is nodig, want zelf kan ik niet op de zakjes lezen welke datum of tijdstip erop staat. De begeleiding controleert ook of ik het daadwerkelijk inneem. Verder reiken zij ook de insulinespuit aan en kijken ze mee terwijl ik zelf spuit. Ik vind het heel prettig dat ze dat doen. Zo kunnen zij controleren hoeveel ik spuit en me helpen voorkomen dat ik in een blauwe plek prik. Dat is namelijk erg pijnlijk.”
Thuis eten
De dagen brengt Dirk vooral door met het luisteren naar muziek en met luisterboeken. Eén keer per dag, om 10 uur ’s ochtends, drinkt hij gezamenlijk met de andere bewoners van de Beukenstraat koffie. “Natuurlijk kan ik daar vaker naartoe gaan, in principe ieder koffiemoment en voor de lunch en het diner. Ik geef er de voorkeur aan om dat op mijn appartement te gebruiken. Ik hecht veel waarde aan het journaal en kijk zowel om 12 uur als 18 uur, precies de momenten dat de andere bewoners samen eten. Gelukkig is het mogelijk om de maaltijd hier op te eten. Ik heb daarvoor een speciaal bord en dat wordt dan gebracht. Gelijktijdig doen we dan de medicatie.”
Gezond en verantwoord
Wat betreft het eten zelf is Dirk erg enthousiast. Hij concludeert dat hij gezonder is gaan eten door de verantwoorde maaltijden die hij krijgt. Of hij die altijd eet? Lachend: “Ik regel zelf ook weleens iets. Hier vlakbij is een goede visboer voor kibbeling, een cafetaria, snackbar en sparerib restaurant, een Chinees restaurant en een kraam met heel goede kebab. Soms heeft een begeleider ook trek of is een medebewoner bereid om iets te halen. Ik wou ook thuis weleens friet eten of frituren. Daar hebben we inmiddels afspraken over gemaakt. Dat gebeurt vier dagen per week, want dat betekent voor de begeleiding weer wat extra werk.”
Voldoende aanspraak
Wie Dirk vraagt naar de invulling van de persoonsgerichte zorg, krijgt te horen dat dit beter kan. Gelijktijdig nuanceert hij zijn opmerking, omdat hij ziet dat de begeleiders erg hun best doen. “De bezetting is krap, dus het is logisch dat de zorg uitgaat naar de mensen die dat het hardst nodig hebben. Dat betekent dus wel dat anderen soms tussen wal en schip vallen. Voor mij persoonlijk maakt dat niet zo heel veel uit. Behalve als ik even ergens hulp bij nodig heb. Ik moet dan soms wachten en dat is weleens irritant. Anderzijds, ze komen minimaal vier keer per dag voor de maaltijden en medicatie en stappen daarnaast ook nog regelmatig even binnen. Het is dus niet zo dat ik geen aanspraak heb.”
Lokale cliëntenraad
Zijn kwaliteit van leven waarderen is moeilijk. “Logisch”, aldus Dirk. “Ik kan niet meer zien en lopen. Om die reden waarschuw ik anderen voor suikerziekte. Zelf werkte ik in de ICT, maar dat gaat allemaal niet meer. Sowieso is dagbesteding lastig; er zijn weinig activiteiten waaraan ik kan deelnemen. Daar hebben we echt wel naar gezocht, ook samen met de begeleiders. Momenteel steek ik wat tijd in de lokale cliëntenraad. Het leeft niet erg op deze locatie, er is maar een klein groepje bewoners dat aansluit. Toch is het belangrijk. Voor mijn gevoel doen we nu vooral voorstellen. Ik zou graag willen weten in hoeverre we zeggenschap hebben.”
Het is niet dat Gors per se op zoek was naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). PlanCare voldeed en iedereen was gewend ermee te werken. Maar toen bekend werd dat de leverancier daarvan werd overgenomen en nieuwe software zou worden geïntroduceerd, was dat hét moment om het ECD opnieuw onder de loep te nemen. Maartje van der Plas vertelt: “De vraag was: gaan we mee met die nieuwe software of gaan we breder kijken? Om een goed beeld te krijgen van alle huidige mogelijkheden, kozen we voor het laatste.”
Maartje is zorgmanager ambulante ondersteuning en tevens lid van het managementteam. Vanuit die laatste hoedanigheid is zij bij de introductie van het nieuwe ECD betrokken. “Ik ben als MT-lid de officiële opdrachtgever voor dit project en daarmee ook eindverantwoordelijk.” We spreken Maartje samen met projectleider Valesca Lefeber. Het is duidelijk dat zij er samen al een flink traject op hebben zitten. Een traject dat medio 2021 startte. Toen werd duidelijk dat de huidige leverancier van het ECD zou stoppen.
Samen bepalen van het Programma van Eisen
De eerste stap richting de selectie van een nieuw ECD was het opstellen van een Programma van Eisen. “PlanCare voldeed, maar het gebruik was steeds ingewikkelder geworden, doordat we binnen Gors met veel verschillende doelgroepen en disciplines werken. Juist daardoor hadden we in de loop van de tijd al een flink aantal aandachtspunten en wensen verzameld. Verder hebben we intern een uitvraag gedaan. Dit leidde uiteindelijk tot 500 punten. We hebben die gecategoriseerd en gewogen en op basis daarvan zijn de eerste leveranciers aangeschreven”, legt Valesca uit. “Na een voorselectie van verschillende aanbieders, hielden we drie mogelijke leveranciers over. Belangrijk is dat we steeds met enkele leidende principes hebben gewerkt. Eén daarvan is dat we de primaire gebruikersgroep, de mensen op de werkvloer, zo goed mogelijk willen faciliteren. Het ECD moet daarom zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.”
Brede afvaardiging organisatie
De drie geselecteerde partijen werden uitgenodigd om presentaties en demonstraties te verzorgen aan de hand van bestaande casuïstiek. “We hebben hiervoor een brede afvaardiging uit de organisatie uitgenodigd, zodat alle gebruikersgroepen konden meekijken en meebeslissen. Vervolgens hebben we elke zorgdiscipline gevraagd een top 3 te maken. Het was fijn om te merken dat we daarover unaniem waren. Aan twee leveranciers hebben we gevraagd een offerte uit te brengen en hierna is de nummer één geselecteerd, te weten Pluriform Zorg”, aldus Valesca. “Dat was in december 2021. Na deze keuze zijn we samen met de softwareleverancier en de implementatiepartner tot een fasering gekomen voor de implementatie. Dit leidde tot diverse deelplannen zoals een projectplan, opleidingsplan en communicatieplan. Deze plannen zijn besproken met en goedgekeurd door de verschillende gebruikersgroepen, de stuurgroep en de cliëntenraad. Het doel was tijdig de implementatie van het nieuwe ECD realiseren, met zoveel mogelijk draagvlak en een zo klein mogelijk afbreukrisico.”
Samen tot inrichting komen
Om samen tot de juiste inrichting van het ECD te komen, zijn tal van workshops georganiseerd met de verschillende gebruikers. “We hebben daarvoor een uitvraag gedaan binnen de organisatie en gelukkig waren er veel collega’s die wilden meedenken en -doen. Zij hebben meegedacht, meegekeken, getoetst enzovoorts. Zo zijn we gekomen tot een proefinrichting, die we wilden testen door middel van een pilot. Er kwamen aanmeldingen voor de pilot vanuit verschillende locaties. We kozen voor Zeeuws-Vlaanderen, omdat daar alle doelgroepen vertegenwoordigd zijn. De pilot startte 3 oktober 2022. Daarvoor was iedereen in deze regio getraind om met het nieuwe ECD te werken.”
700 medewerkers trainen
De pilot maakte het mogelijk om de eerste kinderziektes uit het systeem te halen. Maartje: “De collega’s in Zeeuws-Vlaanderen werken sinds deze pilot met het nieuwe ECD. We varen écht op hun ervaringen en feedback en komen tot op de dag van vandaag nog verbeterpunten tegen.” Valesca vertelt dat gelijktijdig in november is gestart met het trainen van de 700 medewerkers van Gors. Zij en Maartje zijn enthousiast over het feit dat tal van medewerkers zich hebben opgeworpen als trainer. “Het is super dat collega’s dit naast hun werk willen doen”, aldus Maartje. “We zijn zelf ook trainer en dat is goed. We horen zo direct uit eerste hand waar mensen tegenaan lopen.”
Klaar voor de start
De uiteindelijke start van het nieuwe ECD zal plaatsvinden op 2 januari 2023. Maartje en Valesca vertellen dat sprake zal zijn van een zo volledig mogelijke conversie, maar niet alles gaat mee naar Pluriform Zorg. Om die reden blijft het archief van PlanCare beschikbaar. “Het is fijn om met een soort van schone lei te beginnen.” Terugkijkend zijn Valesca en Maartje tevreden met de stappen die tot nu toe gezet zijn. Maartje plaatst één kanttekening: “We hadden wellicht meer onze eigen werkprocessen als leidraad moeten nemen in plaats van de inrichting van het systeem. Daardoor moeten we nu wat meer aanpassen aan onze processen en dat kost tijd.”
Betere zorg
Dat het nieuwe ECD zal leiden tot meer kwaliteit van zorg en een lastenverlichting voor de medewerkers is volgens Valesca en Maartje een feit. “Het nieuwe ECD is zoveel gebruikersvriendelijker, dat medewerkers op termijn minder tijd aan administratieve lasten kwijt zullen zijn. Zo kun je onderling makkelijker communiceren, komen er automatische signaleringen en kun je zaken veel makkelijker terugvinden. Bovendien, nu er meer medewerkers planverantwoordelijke zijn, zullen er ook meer en betere gesprekken ontstaan over de zorg. Medewerkers voelen zich daardoor meer betrokken bij de cliënten. Er is meer inhoudelijke verdieping en de lijnen zijn kort. In die zin komt het ECD de kwaliteit van zorg ten goede.”
Implementatie
Maartje en Valesca hebben de implementatie voorbereid, van te voren weten ze al dat die ongetwijfeld met veel vragen gepaard zal gaan. “Het nieuwe ECD is gebruikersvriendelijk en intuïtief. Toch zullen veel mensen in die eerste weken tegen vragen aanlopen. We zullen de eerste weken veel langs de locaties gaan om de teams te ondersteunen bij het gebruik van het nieuwe ECD. Daarnaast hebben we een goede helpdesk. Bovendien, de trainers en wij zijn allemaal goed bereikbaar, onder andere telefonisch en via e-mail.”
