4.1 ’Het nieuwe ECD draagt bij aan kwalitatief goede zorg’.

Het is niet dat Gors per se op zoek was naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). PlanCare voldeed en iedereen was gewend ermee te werken. Maar toen bekend werd dat de leverancier daarvan werd overgenomen en nieuwe software zou worden geïntroduceerd, was dat hét moment om het ECD opnieuw onder de loep te nemen. Maartje van der Plas vertelt: “De vraag was: gaan we mee met die nieuwe software of gaan we breder kijken? Om een goed beeld te krijgen van alle huidige mogelijkheden, kozen we voor het laatste.”

Maartje is zorgmanager ambulante ondersteuning en tevens lid van het managementteam. Vanuit die laatste hoedanigheid is zij bij de introductie van het nieuwe ECD betrokken. “Ik ben als MT-lid de officiële opdrachtgever voor dit project en daarmee ook eindverantwoordelijk.” We spreken Maartje samen met projectleider Valesca Lefeber. Het is duidelijk dat zij er samen al een flink traject op hebben zitten. Een traject dat medio 2021 startte. Toen werd duidelijk dat de huidige leverancier van het ECD zou stoppen.

Samen bepalen van het Programma van Eisen
De eerste stap richting de selectie van een nieuw ECD was het opstellen van een Programma van Eisen. “PlanCare voldeed, maar het gebruik was steeds ingewikkelder geworden, doordat we binnen Gors met veel verschillende doelgroepen en disciplines werken. Juist daardoor hadden we in de loop van de tijd al een flink aantal aandachtspunten en wensen verzameld. Verder hebben we intern een uitvraag gedaan. Dit leidde uiteindelijk tot 500 punten. We hebben die gecategoriseerd en gewogen en op basis daarvan zijn de eerste leveranciers aangeschreven”, legt Valesca uit. “Na een voorselectie van verschillende aanbieders, hielden we drie mogelijke leveranciers over. Belangrijk is dat we steeds met enkele leidende principes hebben gewerkt. Eén daarvan is dat we de primaire gebruikersgroep, de mensen op de werkvloer, zo goed mogelijk willen faciliteren. Het ECD moet daarom zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.”

Brede afvaardiging organisatie
De drie geselecteerde partijen werden uitgenodigd om presentaties en demonstraties te verzorgen aan de hand van bestaande casuïstiek. “We hebben hiervoor een brede afvaardiging uit de organisatie uitgenodigd, zodat alle gebruikersgroepen konden meekijken en meebeslissen. Vervolgens hebben we elke zorgdiscipline gevraagd een top 3 te maken. Het was fijn om te merken dat we daarover unaniem waren. Aan twee leveranciers hebben we gevraagd een offerte uit te brengen en hierna is de nummer één geselecteerd, te weten Pluriform Zorg”, aldus Valesca. “Dat was in december 2021. Na deze keuze zijn we samen met de softwareleverancier en de implementatiepartner tot een fasering gekomen voor de implementatie. Dit leidde tot diverse deelplannen zoals een projectplan, opleidingsplan en communicatieplan. Deze plannen zijn besproken met en goedgekeurd door de verschillende gebruikersgroepen, de stuurgroep en de cliëntenraad. Het doel was tijdig de implementatie van het nieuwe ECD realiseren, met zoveel mogelijk draagvlak en een zo klein mogelijk afbreukrisico.”

Samen tot inrichting komen
Om samen tot de juiste inrichting van het ECD te komen, zijn tal van workshops georganiseerd met de verschillende gebruikers. “We hebben daarvoor een uitvraag gedaan binnen de organisatie en gelukkig waren er veel collega’s die wilden meedenken en -doen. Zij hebben meegedacht, meegekeken, getoetst enzovoorts. Zo zijn we gekomen tot een proefinrichting, die we wilden testen door middel van een pilot. Er kwamen aanmeldingen voor de pilot vanuit verschillende locaties. We kozen voor Zeeuws-Vlaanderen, omdat daar alle doelgroepen vertegenwoordigd zijn. De pilot startte 3 oktober 2022. Daarvoor was iedereen in deze regio getraind om met het nieuwe ECD te werken.”

700 medewerkers trainen
De pilot maakte het mogelijk om de eerste kinderziektes uit het systeem te halen. Maartje: “De collega’s in Zeeuws-Vlaanderen werken sinds deze pilot met het nieuwe ECD. We varen écht op hun ervaringen en feedback en komen tot op de dag van vandaag nog verbeterpunten tegen.” Valesca vertelt dat gelijktijdig in november is gestart met het trainen van de 700 medewerkers van Gors. Zij en Maartje zijn enthousiast over het feit dat tal van medewerkers zich hebben opgeworpen als trainer. “Het is super dat collega’s dit naast hun werk willen doen”, aldus Maartje. “We zijn zelf ook trainer en dat is goed. We horen zo direct uit eerste hand waar mensen tegenaan lopen.”

Klaar voor de start
De uiteindelijke start van het nieuwe ECD zal plaatsvinden op 2 januari 2023. Maartje en Valesca vertellen dat sprake zal zijn van een zo volledig mogelijke conversie, maar niet alles gaat mee naar Pluriform Zorg. Om die reden blijft het archief van PlanCare beschikbaar. “Het is fijn om met een soort van schone lei te beginnen.” Terugkijkend zijn Valesca en Maartje tevreden met de stappen die tot nu toe gezet zijn. Maartje plaatst één kanttekening: “We hadden wellicht meer onze eigen werkprocessen als leidraad moeten nemen in plaats van de inrichting van het systeem. Daardoor moeten we nu wat meer aanpassen aan onze processen en dat kost tijd.”

Betere zorg
Dat het nieuwe ECD zal leiden tot meer kwaliteit van zorg en een lastenverlichting voor de medewerkers is volgens Valesca en Maartje een feit. “Het nieuwe ECD is zoveel gebruikersvriendelijker, dat medewerkers op termijn minder tijd aan administratieve lasten kwijt zullen zijn. Zo kun je onderling makkelijker communiceren, komen er automatische signaleringen en kun je zaken veel makkelijker terugvinden. Bovendien, nu er meer medewerkers planverantwoordelijke zijn, zullen er ook meer en betere gesprekken ontstaan over de zorg. Medewerkers voelen zich daardoor meer betrokken bij de cliënten. Er is meer inhoudelijke verdieping en de lijnen zijn kort. In die zin komt het ECD de kwaliteit van zorg ten goede.”

Implementatie
Maartje en Valesca hebben de implementatie voorbereid, van te voren weten ze al dat die ongetwijfeld met veel vragen gepaard zal gaan. “Het nieuwe ECD is gebruikersvriendelijk en intuïtief. Toch zullen veel mensen in die eerste weken tegen vragen aanlopen. We zullen de eerste weken veel langs de locaties gaan om de teams te ondersteunen bij het gebruik van het nieuwe ECD. Daarnaast hebben we een goede helpdesk. Bovendien, de trainers en wij zijn allemaal goed bereikbaar, onder andere telefonisch en via e-mail.”