“In grote lijnen ben ik heel tevreden. Ik woon naar mijn zin in de Beukenstraat in Goes, ik eet over het algemeen verantwoorde maaltijden en de medicatie is goed geregeld. Maar natuurlijk is er ruimte voor verbetering. Zo mis ik soms een goed gesprek met de andere bewoners. Ook zie ik dat de begeleiding regelmatig tijd tekort komt. Ze doen echt hun best en hun inzet is fantastisch, maar ze schipperen met hun tijd. Dat betekent in mijn geval dat ik soms op hulp moet wachten als mijn televisie stoort of als ik iets op de grond heb laten vallen.”

Dirk woont inmiddels ruim drie jaar in een eigen appartement in de Beukenstraat. Daarvoor woonde hij in de Watertorenstraat. “Toen die locatie werd opgedoekt, koos ik voor de Beukenstraat. Hier zouden meer mensen komen wonen met een lichamelijke beperking. De praktijk is wat weerbarstiger. Dat betekent voor mij dat ik contact hebben op een ander niveau dan ik had verwacht. Begrijp me goed, het zijn allemaal aardige mensen en ik zoek ze zeker op – hele dagen in je eentje is ook niets – maar een diepgaand gesprek voeren, gaat niet.”

Ondersteuning bij medicatie
Door suikerziekte is Dirk blind en slecht ter been. Om die reden heeft hij een rolstoel. Hij is blij dat de medicatie sinds zijn verhuizing naar Gors weer op orde is. “Toen ik nog zelfstandig woonde, was dat een verschrikking. De thuiszorg kwam onregelmatig en zelf vergat ik ook weleens iets. Ik heb nu alle medicatie hier in mijn appartement staan. Dat wordt me vier keer per dag aangereikt door de begeleiding. Dat is nodig, want zelf kan ik niet op de zakjes lezen welke datum of tijdstip erop staat. De begeleiding controleert ook of ik het daadwerkelijk inneem. Verder reiken zij ook de insulinespuit aan en kijken ze mee terwijl ik zelf spuit. Ik vind het heel prettig dat ze dat doen. Zo kunnen zij controleren hoeveel ik spuit en me helpen voorkomen dat ik in een blauwe plek prik. Dat is namelijk erg pijnlijk.”

Thuis eten
De dagen brengt Dirk vooral door met het luisteren naar muziek en met luisterboeken. Eén keer per dag, om 10 uur ’s ochtends, drinkt hij gezamenlijk met de andere bewoners van de Beukenstraat koffie. “Natuurlijk kan ik daar vaker naartoe gaan, in principe ieder koffiemoment en voor de lunch en het diner. Ik geef er de voorkeur aan om dat op mijn appartement te gebruiken. Ik hecht veel waarde aan het journaal en kijk zowel om 12 uur als 18 uur, precies de momenten dat de andere bewoners samen eten. Gelukkig is het mogelijk om de maaltijd hier op te eten. Ik heb daarvoor een speciaal bord en dat wordt dan gebracht. Gelijktijdig doen we dan de medicatie.”

Gezond en verantwoord
Wat betreft het eten zelf is Dirk erg enthousiast. Hij concludeert dat hij gezonder is gaan eten door de verantwoorde maaltijden die hij krijgt. Of hij die altijd eet? Lachend: “Ik regel zelf ook weleens iets. Hier vlakbij is een goede visboer voor kibbeling, een cafetaria, snackbar en sparerib restaurant, een Chinees restaurant en een kraam met heel goede kebab. Soms heeft een begeleider ook trek of is een medebewoner bereid om iets te halen. Ik wou ook thuis weleens friet eten of frituren. Daar hebben we inmiddels afspraken over gemaakt. Dat gebeurt vier dagen per week, want dat betekent voor de begeleiding weer wat extra werk.”

Voldoende aanspraak
Wie Dirk vraagt naar de invulling van de persoonsgerichte zorg, krijgt te horen dat dit beter kan. Gelijktijdig nuanceert hij zijn opmerking, omdat hij ziet dat de begeleiders erg hun best doen. “De bezetting is krap, dus het is logisch dat de zorg uitgaat naar de mensen die dat het hardst nodig hebben. Dat betekent dus wel dat anderen soms tussen wal en schip vallen. Voor mij persoonlijk maakt dat niet zo heel veel uit. Behalve als ik even ergens hulp bij nodig heb. Ik moet dan soms wachten en dat is weleens irritant. Anderzijds, ze komen minimaal vier keer per dag voor de maaltijden en medicatie en stappen daarnaast ook nog regelmatig even binnen. Het is dus niet zo dat ik geen aanspraak heb.”

Lokale cliëntenraad
Zijn kwaliteit van leven waarderen is moeilijk. “Logisch”, aldus Dirk. “Ik kan niet meer zien en lopen. Om die reden waarschuw ik anderen voor suikerziekte. Zelf werkte ik in de ICT, maar dat gaat allemaal niet meer. Sowieso is dagbesteding lastig; er zijn weinig activiteiten waaraan ik kan deelnemen. Daar hebben we echt wel naar gezocht, ook samen met de begeleiders. Momenteel steek ik wat tijd in de lokale cliëntenraad. Het leeft niet erg op deze locatie, er is maar een klein groepje bewoners dat aansluit. Toch is het belangrijk. Voor mijn gevoel doen we nu vooral voorstellen. Ik zou graag willen weten in hoeverre we zeggenschap hebben.”

Het beweegproject dat Gors startte in samenwerking met CIOS is een succes. Cliënten doen met veel plezier mee en samen sporten komt de sfeer op de woonlocaties ten goede. De positieve effecten vragen om een vervolg. Om die reden nam Gors het uitbreiden van de beweegactiviteiten op in het jaarplan voor 2022.

Naast coördinerend begeleider is Rens Pekaar ook bewegingsagoog. Vanuit die functie begeleidde hij het beweegproject. “Het project kwam tot stand in samenspraak met de gemeente Goes en Stichting Maatschappelijk Werk en Welzijn Oosterschelderegio (SMWO). Zij stelden een budget beschikbaar gericht op bewegen in de wijk en het stimuleren van een gezonde leefstijl. We werkten daarvoor samen met het CIOS. In eerste instantie was het project gericht op cliënten die geen dagbesteding hadden. Omdat er zoveel CIOS-studenten meededen, konden we het project al snel uitbreiden. We richtten ons niet langer alleen op de bewoners van de Populierenstraat en de Beethovenlaan in Goes maar ook op dagbestedingscliënten bij De Cirkel. Door op dinsdag- en donderdagmiddag leuke sport- en spelactiviteiten aan te bieden, zetten we de cliënten letterlijk in beweging”, legt Rens uit.

Belang van een gezonde leefstijl
Projectleider Marjon Prinsen legt uit dat Gors het jaarplan 2022 uitbreidde met een beweegplan. “Net als bij de medewerkers, was het doel om ook bij de cliënten meer aandacht te besteden aan het belang van bewegen. Met die doelstelling in het achterhoofd heb ik een projectplan geschreven. Uitbreiden van het beweegaanbod was in eerste instantie het belangrijkste, maar vervolgens bedacht ik dat vooral een gezonde leefstijl belangrijk is. Dat omvat meer dan bewegen alleen. In overleg besloot ik het projectplan uit te breiden naar ‘gezonde leefstijl’. Het projectplan is, naast bewegen, met name gericht op informatie en educatie van cliënten en medewerkers over een gezonde leefstijl. Ook wilde ik graag een interne bewustwordingscampagne opzetten.”

Geen budget, geen subsidie
Tot haar spijt ontdekt Marjon dat niet alle voor goede ideeën financiering beschikbaar is. Zo lijkt ook haar plan voor een gezonde leefstijl te stranden. “Toen ik me realiseerde dat er geen budget was, heb ik een subsidieaanvraag gedaan bij FNO, een fonds voor én met mensen in kwetsbare situaties in Nederland. Ik hoopte aanspraak te kunnen maken op het programma Klein Geluk, omdat het projectplan aansloot bij het doel om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van leven. Helaas is dit verzoek afgewezen en moet ik opnieuw op zoek naar mogelijke financiering.” Natuurlijk is Marjon daarover teleurgesteld. “Je hoopt dat er budgetten zijn voor de projecten die in de projectplanning zijn opgenomen. Het managementteam is het op inhoud eens met mijn projectplan, maar financiële middelen zijn schaars in de zorg. Goede informatie en educatie ontwikkelen en het opzetten van een bewustwordingscampagne kost geld. Het is jammer dat dat er niet is.”

Meerwaarde
Rens hoopt dat het project kan blijven doorgaan, temeer omdat het beide partijen iets oplevert: gezondheid voor cliënten en een ervaringsplek voor CIOS-studenten. Verder worden de beweegactiviteiten uitgebreid naar meer woonlocaties. Er is een nieuwe bewegingsagoog aangetrokken, die daarbij een coördinerende rol gaat spelen. Rens is overtuigd van de toegevoegde waarde van het project en wel om twee redenen. “Cliënten vinden het leuk om te sporten en al helemaal met de CIOS-studenten. Op een of andere manier vinden ze het stoer dat de studenten speciaal voor hen komen. Bovendien merk ik dat door samen te sporten, de sfeer op de woonlocaties prettiger wordt. Door samen te sporten leren ze elkaar beter kennen en er ontstaat meer begrip. Andersom beschouw ik het als toegevoegde waarde van dit project dat studenten op deze manier kennismaken met cliënten. Vaak zijn ze nog nooit met deze doelgroep in aanraking gekomen. Het is om die reden heel waardevol, zij zien dat dit een leuke doelgroep is om mee te werken.”

Het is niet dat Gors per se op zoek was naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). PlanCare voldeed en iedereen was gewend ermee te werken. Maar toen bekend werd dat de leverancier daarvan werd overgenomen en nieuwe software zou worden geïntroduceerd, was dat hét moment om het ECD opnieuw onder de loep te nemen. Maartje van der Plas vertelt: “De vraag was: gaan we mee met die nieuwe software of gaan we breder kijken? Om een goed beeld te krijgen van alle huidige mogelijkheden, kozen we voor het laatste.”

Maartje is zorgmanager ambulante ondersteuning en tevens lid van het managementteam. Vanuit die laatste hoedanigheid is zij bij de introductie van het nieuwe ECD betrokken. “Ik ben als MT-lid de officiële opdrachtgever voor dit project en daarmee ook eindverantwoordelijk.” We spreken Maartje samen met projectleider Valesca Lefeber. Het is duidelijk dat zij er samen al een flink traject op hebben zitten. Een traject dat medio 2021 startte. Toen werd duidelijk dat de huidige leverancier van het ECD zou stoppen.

Samen bepalen van het Programma van Eisen
De eerste stap richting de selectie van een nieuw ECD was het opstellen van een Programma van Eisen. “PlanCare voldeed, maar het gebruik was steeds ingewikkelder geworden, doordat we binnen Gors met veel verschillende doelgroepen en disciplines werken. Juist daardoor hadden we in de loop van de tijd al een flink aantal aandachtspunten en wensen verzameld. Verder hebben we intern een uitvraag gedaan. Dit leidde uiteindelijk tot 500 punten. We hebben die gecategoriseerd en gewogen en op basis daarvan zijn de eerste leveranciers aangeschreven”, legt Valesca uit. “Na een voorselectie van verschillende aanbieders, hielden we drie mogelijke leveranciers over. Belangrijk is dat we steeds met enkele leidende principes hebben gewerkt. Eén daarvan is dat we de primaire gebruikersgroep, de mensen op de werkvloer, zo goed mogelijk willen faciliteren. Het ECD moet daarom zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.”

Brede afvaardiging organisatie
De drie geselecteerde partijen werden uitgenodigd om presentaties en demonstraties te verzorgen aan de hand van bestaande casuïstiek. “We hebben hiervoor een brede afvaardiging uit de organisatie uitgenodigd, zodat alle gebruikersgroepen konden meekijken en meebeslissen. Vervolgens hebben we elke zorgdiscipline gevraagd een top 3 te maken. Het was fijn om te merken dat we daarover unaniem waren. Aan twee leveranciers hebben we gevraagd een offerte uit te brengen en hierna is de nummer één geselecteerd, te weten Pluriform Zorg”, aldus Valesca. “Dat was in december 2021. Na deze keuze zijn we samen met de softwareleverancier en de implementatiepartner tot een fasering gekomen voor de implementatie. Dit leidde tot diverse deelplannen zoals een projectplan, opleidingsplan en communicatieplan. Deze plannen zijn besproken met en goedgekeurd door de verschillende gebruikersgroepen, de stuurgroep en de cliëntenraad. Het doel was tijdig de implementatie van het nieuwe ECD realiseren, met zoveel mogelijk draagvlak en een zo klein mogelijk afbreukrisico.”

Samen tot inrichting komen
Om samen tot de juiste inrichting van het ECD te komen, zijn tal van workshops georganiseerd met de verschillende gebruikers. “We hebben daarvoor een uitvraag gedaan binnen de organisatie en gelukkig waren er veel collega’s die wilden meedenken en -doen. Zij hebben meegedacht, meegekeken, getoetst enzovoorts. Zo zijn we gekomen tot een proefinrichting, die we wilden testen door middel van een pilot. Er kwamen aanmeldingen voor de pilot vanuit verschillende locaties. We kozen voor Zeeuws-Vlaanderen, omdat daar alle doelgroepen vertegenwoordigd zijn. De pilot startte 3 oktober 2022. Daarvoor was iedereen in deze regio getraind om met het nieuwe ECD te werken.”

700 medewerkers trainen
De pilot maakte het mogelijk om de eerste kinderziektes uit het systeem te halen. Maartje: “De collega’s in Zeeuws-Vlaanderen werken sinds deze pilot met het nieuwe ECD. We varen écht op hun ervaringen en feedback en komen tot op de dag van vandaag nog verbeterpunten tegen.” Valesca vertelt dat gelijktijdig in november is gestart met het trainen van de 700 medewerkers van Gors. Zij en Maartje zijn enthousiast over het feit dat tal van medewerkers zich hebben opgeworpen als trainer. “Het is super dat collega’s dit naast hun werk willen doen”, aldus Maartje. “We zijn zelf ook trainer en dat is goed. We horen zo direct uit eerste hand waar mensen tegenaan lopen.”

Klaar voor de start
De uiteindelijke start van het nieuwe ECD zal plaatsvinden op 2 januari 2023. Maartje en Valesca vertellen dat sprake zal zijn van een zo volledig mogelijke conversie, maar niet alles gaat mee naar Pluriform Zorg. Om die reden blijft het archief van PlanCare beschikbaar. “Het is fijn om met een soort van schone lei te beginnen.” Terugkijkend zijn Valesca en Maartje tevreden met de stappen die tot nu toe gezet zijn. Maartje plaatst één kanttekening: “We hadden wellicht meer onze eigen werkprocessen als leidraad moeten nemen in plaats van de inrichting van het systeem. Daardoor moeten we nu wat meer aanpassen aan onze processen en dat kost tijd.”

Betere zorg
Dat het nieuwe ECD zal leiden tot meer kwaliteit van zorg en een lastenverlichting voor de medewerkers is volgens Valesca en Maartje een feit. “Het nieuwe ECD is zoveel gebruikersvriendelijker, dat medewerkers op termijn minder tijd aan administratieve lasten kwijt zullen zijn. Zo kun je onderling makkelijker communiceren, komen er automatische signaleringen en kun je zaken veel makkelijker terugvinden. Bovendien, nu er meer medewerkers planverantwoordelijke zijn, zullen er ook meer en betere gesprekken ontstaan over de zorg. Medewerkers voelen zich daardoor meer betrokken bij de cliënten. Er is meer inhoudelijke verdieping en de lijnen zijn kort. In die zin komt het ECD de kwaliteit van zorg ten goede.”

Implementatie
Maartje en Valesca hebben de implementatie voorbereid, van te voren weten ze al dat die ongetwijfeld met veel vragen gepaard zal gaan. “Het nieuwe ECD is gebruikersvriendelijk en intuïtief. Toch zullen veel mensen in die eerste weken tegen vragen aanlopen. We zullen de eerste weken veel langs de locaties gaan om de teams te ondersteunen bij het gebruik van het nieuwe ECD. Daarnaast hebben we een goede helpdesk. Bovendien, de trainers en wij zijn allemaal goed bereikbaar, onder andere telefonisch en via e-mail.”